Zadnja izmjena: [DATUM]
Ovi Uslovi korištenja („Uslovi”) uređuju odnos između [PUNI NAZIV FIRME, JIB/MB, ADRESA SJEDIŠTA] („Milee”, „mi”) i osobe koja otvara i koristi nalog („Vlasnik”, „vi”) za korištenje aplikacije Milee, usluge evidencije radnog vremena za male firme.
Usluga je namijenjena isključivo poslovnim subjektima (firmama, obrtima i drugim registrovanim djelatnostima), a ne potrošačima.
Nalog: korisnički račun Vlasnika u Milee aplikaciji.
Firma: poslovni subjekt koji Vlasnik registruje unutar aplikacije. Jedan Nalog je vezan uz tačno jednu Firmu.
Radnik: osoba koju Vlasnik unosi u aplikaciju radi evidencije radnog vremena. Radnik nema vlastiti nalog niti pristupne podatke, s aplikacijom se susreće isključivo preko Kioska.
Kiosk: uređaj (npr. tablet) uparen s Firmom radi bilježenja dolaska i odlaska Radnika, opcionalno uz fotografiju i/ili grafički obrazac za prepoznavanje.
Usluga: web aplikacija Milee, uključujući admin sučelje i Kiosk sučelje.
Za korištenje Usluge potrebno je otvoriti Nalog s valjanom email adresom i lozinkom. Vlasnik je odgovoran za tačnost podataka koje unosi i za čuvanje povjerljivosti svoje lozinke, te mora imati zakonsko ovlaštenje da u ime Firme upravlja podacima Radnika koje unosi u Uslugu. Nalog čija email adresa nije potvrđena briše se automatski, 30 dana nakon posljednjeg emaila za potvrdu.
Milee omogućava evidenciju radnog vremena putem Kioska (dolazak i odlazak, uz opcionalnu fotografiju i/ili grafički obrazac), pregled i uređivanje sati, evidenciju odsustva (godišnji, bolovanje, ostalo), i izvoz podataka (Excel/PDF). Usluga se pruža „takva kakva jest”, bez garancije neprekidne dostupnosti.
U odnosu na lične podatke Radnika (ime, fotografije nastale prilikom bilježenja dolaska i odlaska, sati rada, odsustva), Vlasnik je voditelj obrade, a Milee izvršilac obrade koji podatke obrađuje isključivo po uputama i u ime Vlasnika. Vlasnik je dužan Radnike na odgovarajući način obavijestiti o obradi njihovih podataka (uključujući snimanje fotografije prilikom bilježenja dolaska i odlaska) i, gdje je to zakonom potrebno, pribaviti njihovu saglasnost. Detaljniji uslovi obrade podataka Radnika nalaze se u Prilogu A ovih Uslova, ispod.
Vlasnik je odgovoran za fizičku sigurnost i ispravno postavljanje Kiosk uređaja na lokaciji Firme. Uparivanje uređaja s Firmom vrši se putem sigurnog tokena kojeg generiše Usluga. Vlasnik može u svakom trenutku onemogućiti (ukloniti) uparen uređaj iz admin sučelja, čime uređaj gubi pristup podacima Firme.
Svi podaci koje Vlasnik unese u Uslugu (podaci o Firmi, Radnicima, satima, odsustvima) ostaju vlasništvo Vlasnika/Firme. Milee ne koristi te podatke u druge svrhe osim pružanja Usluge, niti ih ustupa trećim stranama, osim ako to zakon izričito ne nalaže.
Prvih 30 dana Usluga je besplatna (probni period), bez unosa podataka za plaćanje. Nakon toga se Usluga plaća mjesečnom pretplatom, koju Vlasnik sam pokreće u aplikaciji.
Cijena pretplate zavisi od broja Radnika u Firmi i od zemlje Firme. Tačan iznos za Firmu prikazuje se prije plaćanja. Kad se broj Radnika promijeni tako da Firma pređe u drugi razred, nova cijena vrijedi od sljedeće naplate, o čemu Vlasnik dobija email.
Sve cijene su bez PDV-a. PDV i drugi porezi obračunavaju se pri plaćanju, prema propisima zemlje Firme.
Plaćanje obrađuje Paddle (Paddle.com Market Ltd), koji je prodavac prema kupcu (merchant of record): on naplaćuje pretplatu, obračunava porez i izdaje račun. Uz ove Uslove vrijede i Paddleovi uslovi prodaje.
Pretplata se obnavlja automatski svakog mjeseca dok je Vlasnik ne otkaže. Vlasnik je može otkazati u svakom trenutku, bez otkaznog roka, a Usluga tada radi do kraja već plaćenog razdoblja. Povrat novca uređuje Politika povrata novca.
Ako naplata ne uspije, Kiosk radi još 7 dana. Ako plaćanje do tada nije izmireno, Kiosk se zaustavlja, a pregled, sati i izvoz podataka ostaju dostupni.
Milee može promijeniti cijene uz prethodnu obavijest Vlasniku razumno prije stupanja na snagu, uz mogućnost da Vlasnik otkaže pretplatu prije nego nova cijena stupi na snagu.
Vlasnik može u svakom trenutku prestati koristiti Uslugu i zatražiti brisanje Naloga i svih povezanih podataka. Milee zadržava pravo suspendovati ili ukinuti Nalog u slučaju zloupotrebe Usluge ili kršenja ovih Uslova.
Nalog koji 12 mjeseci nije ni korišten ni plaćen (nema prijave Vlasnika, zabilježenog dolaska ili odlaska, ni plaćenog, besplatnog ili probnog perioda) Milee zatvara. Vlasnik o tome dobija email na adresu Naloga, a podaci se brišu 30 dana kasnije. U tom roku Vlasnik može preuzeti evidenciju ili zadržati Nalog.
Milee ne odgovara za štetu nastalu netačnim unosom podataka od strane Vlasnika, niti za posljedice korištenja izvezenih podataka (npr. za obračun plaća) bez dodatne provjere tačnosti od strane Vlasnika. Odgovornost Milee-a, u mjeri dopuštenoj zakonom, ograničena je na iznos koji je Vlasnik platio za Uslugu u posljednja 3 mjeseca.
Milee može izmijeniti ove Uslove uz razumnu prethodnu obavijest (npr. e-mailom ili obavještenjem unutar aplikacije). Nastavak korištenja Usluge nakon stupanja izmjena na snagu smatra se prihvatanjem novih Uslova.
Na ove Uslove primjenjuje se pravo [DRŽAVA, npr. Republike Austrije], a za sporove je nadležan sud u [GRAD].
Za sva pitanja vezana uz ove Uslove, kontaktirajte nas na: info@milee.io.
Ovaj Prilog uređuje obradu ličnih podataka Radnika koju Milee (izvršilac obrade) vrši u ime Vlasnika/Firme (voditelj obrade) u sklopu pružanja Usluge, u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka (GDPR) i/ili primjenjivim nacionalnim zakonom o zaštiti ličnih podataka.
Ovaj Prilog je ugovor o obradi podataka u smislu člana 28. GDPR-a i sastavni je dio Uslova. Prihvatanjem Uslova Vlasnik prihvata i ovaj Prilog.
Kategorija osoba: Radnici Vlasnika, odnosno osobe koje Vlasnik unese u Uslugu kao radnike. Vrste podataka: identifikacioni podaci (ime i prezime), podaci o radnom vremenu (vrijeme dolaska i odlaska, trajanje smjena), fotografije nastale prilikom bilježenja dolaska i odlaska (samo ako je ta opcija uključena), grafički obrazac (pattern) za prepoznavanje (čuva se kao jednosmjerni kriptografski otisak i u čitljivom obliku koji vidi samo Vlasnik), podaci o odsustvu (vrsta i trajanje) i zapis izmjena tih podataka koje napravi Vlasnik (staro i novo stanje, vrijeme izmjene).
Isključivo evidencija radnog vremena i odsustava za potrebe Vlasnika/Firme.
Milee podatke obrađuje samo po dokumentovanim uputama Vlasnika. Upute su ovi Uslovi, ovaj Prilog i postavke koje Vlasnik sam bira u aplikaciji (npr. kamera, patern, pauza). Ako Milee smatra da neka uputa krši propise o zaštiti podataka, o tome će bez odlaganja obavijestiti Vlasnika.
Podaci se čuvaju kod infrastrukturnog partnera Supabase, na serverima u Evropskoj uniji (Frankfurt, Njemačka). Uz njega Milee koristi sljedeće poddobavljače:
Vercel: pokreće web aplikaciju, pa kroz njegovu infrastrukturu prolaze svi zahtjevi, uključujući sliku koju Kiosk šalje pri bilježenju dolaska i odlaska. Obrada može uključivati i servere izvan Evropske unije. Isti pružalac nudi i Vercel Web Analytics, kojim brojimo posjete javnim stranicama bez kolačića i bez ličnih podataka Radnika.
Sentry: izvještaji o tehničkim greškama aplikacije, na serverima u Evropskoj uniji (Njemačka). Uz grešku ide email Vlasnika i naziv Firme. Podatke Radnika ne šaljemo namjerno, ali izvještaj o grešci može slučajno sadržati dio onoga što je u tom trenutku bilo na ekranu, uključujući ime Radnika.
Resend: slanje emailova Vlasniku (potvrda naloga, obavijesti o probnom periodu i naplati) i prijem poruka podrške koje Vlasnik pošalje iz aplikacije. Emailovi sadrže email Vlasnika i naziv Firme, ne imena Radnika; poruka podrške sadrži ono što Vlasnik sam napiše ili priloži.
Paddle (Paddle.com Market Ltd): naplata pretplate. Paddle je prodavac prema Vlasniku i za podatke o plaćanju sam odlučuje o obradi (zaseban voditelj). Podatke Radnika ne dobija.
Ako se ovaj popis promijeni, Vlasnika obavještavamo kao za izmjene Uslova (tačka 11).
Milee se obavezuje da svakog poddobavljača veže ugovorom koji mu nameće iste obaveze zaštite podataka kao ovaj Prilog, a prema Vlasniku ostaje odgovoran za njihovo izvršavanje. Podaci se izvan Evropskog ekonomskog prostora prenose samo uz odgovarajuće mjere zaštite iz GDPR-a (npr. standardne ugovorne klauzule).
Pristup podacima Firme ograničen je isključivo na Vlasnika te Firme. Fotografije se čuvaju u privatnom spremištu kojem se pristupa samo putem potpisanih, vremenski ograničenih linkova. Lozinka Vlasnika čuva se isključivo kao kriptografski otisak, nikad u čitljivom obliku. Grafički obrazac Radnika čuva se kao kriptografski otisak za provjeru na Kiosku i, odvojeno, u čitljivom obliku koji vidi samo Vlasnik (vidi A.2); Kiosk čitljiv oblik ne dobija.
Podaci Radnika obrađuju se dok god postoji Nalog Vlasnika ili dok Vlasnik ne zatraži brisanje pojedinog Radnika ili pojedinih podataka. Brisanjem Naloga brišu se i svi povezani podaci Radnika, osim ako zakon ne nalaže duže čuvanje. Isto vrijedi kad Milee zatvori Nalog koji se ne koristi (tačka 9).
Prije brisanja Vlasnik može preuzeti evidenciju u Excel formatu. Po zatvaranju Naloga podaci se brišu u roku od 30 dana (tačka 9).
Vlasnik se obavezuje da će Radnike obavijestiti o obradi njihovih podataka (uključujući fotografisanje prilikom bilježenja dolaska i odlaska) na način propisan primjenjivim zakonom o zaštiti podataka, te da će, gdje je to potrebno, pribaviti njihovu saglasnost prije prvog korištenja Kioska.
Zahtjeve Radnika za uvid, ispravak ili brisanje njihovih podataka Vlasnik prosljeđuje Milee-u na info@milee.io; Milee će postupiti po uputama Vlasnika u razumnom roku.
Milee osigurava da su osobe ovlaštene za pristup podacima Radnika obavezne na povjerljivost.
Ako Milee sazna za povredu ličnih podataka Radnika, obavijestit će Vlasnika bez nepotrebnog odlaganja, a najkasnije u roku od 48 sati od saznanja, na email adresu Naloga. Obavijest sadrži, u mjeri u kojoj je poznato: opis povrede, vrstu i približan broj obuhvaćenih podataka i osoba, vjerovatne posljedice i poduzete ili predložene mjere. Milee vodi evidenciju svih povreda i pomaže Vlasniku u ispunjavanju njegove obaveze obavještavanja nadzornog tijela i Radnika.
Milee, uzimajući u obzir prirodu obrade, pomaže Vlasniku u odgovaranju na zahtjeve Radnika (A.8) i u ispunjavanju obaveza u vezi sa sigurnošću podataka, obavještavanjem o povredi i procjenom učinka na zaštitu podataka, dostavljanjem informacija kojima raspolaže.
Milee na pisani zahtjev Vlasnika stavlja na raspolaganje sve informacije potrebne za dokazivanje ispunjavanja obaveza iz ovog Priloga (npr. popis poddobavljača, opis sigurnosnih mjera). Vlasnik ili njegov ovlašteni revizor može, uz razumnu prethodnu najavu i najviše jednom godišnje, provjeriti usklađenost. Provjera ne obuhvata infrastrukturu poddobavljača, za koju vrijede njihove vlastite potvrde i izvještaji.